星空彩与你同行-星空彩票官方-星空彩票首页 2016-05-30

      会计档案保管期限的调整是本次《会计档案管理办法》修订的重要内容,也是变化最大的内容,广大档案工作者和会计人员对此疑惑较多,新旧《会计档案管理办法》在保管期限上如何衔接,大家也觉得难以把握。本期重点对定期保管会计档案保管期限进行解读,并对新旧保管期限规定的衔接方法进行说明。
      
      保管期限调整的背景和原因

      新《会计档案管理办法》(以下简称“新《办法》”或“新《管理办法》”)将会计档案的定期保管期限由3年、5年、10年、15年、25年5类调整为10年、30年2类,主要有以下原因: 
     一是与各单位其他档案保管期限保持一致的需要。近年来,国家档案局对机关和企业档案的定期保管期限进行了调整,《机关文件档案材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局令第8号)、《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》(国家档案局令第10号)分别将机关文书档案和企业档案的定期保管期限统一为10年、30年。 
     二是与有关法律法规相协调的需要。会计档案在很多民事案件中都作为重要证据。民事案件的诉讼时效最长为20年,加上诉讼开始前事件已经存在一定的时间了,民事案件常常需要20年以前的会计档案作为证据,但大部分会计档案的最低保管期限都低于20年。某法院在经济纠纷案审判中曾遇到过由于会计档案到期已销毁而无法判定欠款是否收付的情况,后该法院专门提出司法建议指出,由于民事案件的诉讼时效最长为20年,建议将会计凭证和会计账簿的保管期限修改为20年以上。 
     三是与资产存续期限相协调。各单位都认为原定保管期限太短,由于原定保管期限不合理,特别是一些与使用期超过档案保管期限的固定资产相关的会计档案,在到保管期限内,与其现骨干的资产仍在使用或存续,与此有关的会计档案需要调阅查用。 
     四是贯彻以人为本的理念。大量会计档案与人有关,与人有关的档案会在较长时间内需要查阅利用。原《会计档案管理办法》(以下简称“《办法》”或“原《管理办法》”)规定的保管期限远远短于其他与人有关的档案的保管期限,为了维持各单位员工或社会其他成员的合法权益,将会计档案的保管期限适当延长是必要的。 
     五是现实使用反映会计原定保管期限过短。各单位大量到了原定保管期限的会计档案也都不销毁,有的单位50年前的会计档案仍旧保留着;超过15年的凭证档案和超过25年的账簿档案仍旧被查阅利用。这从一个侧面反映了会计档案保管期限有延长的必要。 
     六是考虑电子会计档案的特点。与纸质载体相比,电子会计档案对库房等物理空间占用较少,保管成本大幅降低,具备延长保管期限的条件。 
     七是满足当前反腐需要。现存会计档案保管期限标准不能满足责任追查的需要。 
     八是原《办法》设定的会计档案定期保管期限类型太多,许多会计人员和档案人员在划定会计档案的具体保管期限时往往无法很好掌握。
    
     保管期限调整的内容
     一是将定期保管期限由原《办法》规定的5类合并为2类。新《办法》第十四条规定“会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年”。即将会计档案的定期保管期限由原3年、5年、10年、15年25年5类调为10年、30年2类。会计档案的保管期限时从“会计年度终了后的第一天算起”的。例如,2014年形成的凭证类会计资料,其归档后会计凭证档案的保管期限时从2015会计年度开始起算的。 
     二是将凭证和账簿2类会计档案保管期限作了适当延长。将所有单位的银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、财政总预算、行政单位、事业单位和税收部门的国家金库编送的各种报表、国家金库年报(决算)、基本建设拨、贷款年报(决算),行政单位和事业单位会计月、季度报表和税收会计报表的保管期限统一为10年。将企业的原始凭证、记账凭证等凭证类档案由原先的15年延长为30年。将总账、明细账、日记账、其他辅助性记账等账簿类会计档案由原先的25年延长为30年。将行政单位和事业单位的各种会计凭证、财政总预算拨款凭证和其他会计凭证由原先的15年延长为30年。将财政总预算、行政单位、事业单位和税收部门日记账、总账、税收日记账(总账)、明细分类、分户账或登记簿由原先的25年延长为30年。这些要求主要体现在新《办法》的附表1和附表2。 
     三是在保管期限表的设置上坚持原则性与灵活性相结合。新《办法》第十五条第一款规定:“各类会计档案的保管期限原则上应当按照本办法附表执行,本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限。”这意味着,各单位在规定会计档案保管期限表可以根据需要自行设置相应的保管期限,但自行设置的保管期限不得低于新《办法》规定的最低期限。如某单位认为部分会计凭证比较重要,可能在未来一段较长的时期里需要查询利用,将该批会计凭证划定为50年。这种做法是符合新《办法》有关精神和要求的。但反之则不行。即不得将凭证类会计档案划定为低于30年。这种原则性与灵活相结合的做法,给各单位结合实际划定会计档案保管期限预留了空降,有利于会计档案的管理。

     会计档案保管期限新旧标准的衔接      
     确保新《办法》有效贯彻实施,实现新旧管理办法平稳过渡,国家档案局联合财政部专门就有关衔接规定下发了文件,保管期限新旧衔接是主要内容,要求如下: 
     一是对已到保管期限且已鉴定但未销毁的会计档案的处理。已到原《办法》规定的最低保管期限,并已于2015年12月31日前鉴定可以销毁但尚未进行销毁的会计档案,应按照新《办法》的要求组织销毁;已到原《办法》规定的最低保管期限,并已于2015年12月31日前鉴定应继续保管的会计档案,应按照新《办法》规定的最低保管期限,确定继续保管期限(最低继续保管期限等于新的最低保管期限减去已保管期限,下同)。 
     二是对已到保管期限但未作鉴定的会计档案的处理。已到原《办法》规定的最低保管期限,但2015年12月31日前尚未进行鉴定的会计档案,应按照新《办法》的要求进行鉴定,确定销毁或继续保管。确定销毁的,应按照新《办法》的要求组织销毁;确定继续保管的,应按照新《办法》规定的最低保管期限,确定继续保管期限。 
     三是对未到原《办法》规定最低保管期限的会计档案。文件规定:“未到原《管理办法》规定的最低保管期限的会计档案,应按照新《管理办法》规定的最低保管期限重新划定保管期限。”如2005年形成的会计凭证档案,原定保管期限时15年,保管期限2006年起算,至2015年12月,已保管10年,按照原《办法》只需再保管5年,至2020年12月,即可进行到期鉴定,如鉴定确无继续保存价值就可销毁。但由于新《办法》对凭证类会计档案保管期限进行了延长,该批会计档案未到原定保管期限,其保管期限应延长为30年,即到2035年12月才算到保管期限,可在2036年进行到期档案鉴定后,确无继续保存价值即可销毁。其他各类会计档案的处理方法以此类推。

      附表1:企业和其他组织会计档案保管期限表
      
      附表2:财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表
      

本文转载自《中国档案》杂志2016年第4期 作者:蔡盈芳 单位:国家档案局经科司