星空彩与你同行-星空彩票官方-星空彩票首页 2014-08-05

一个国家的档案工作,司法部门所占据的分量有多重?在信息化浪潮席卷全国的今日,司法部如何实现档案信息化的全面建设?历时1年零7个月,司法部的数字化工作小组几乎攀登了8座珠穆朗玛峰,他们是如何完成这项艰巨的任务呢?


司法部:部委档案工作的重头戏

 

中国是一个历史悠久的文明古国,档案事业的发展源远流长。自西汉以来,三省六部制就逐步确立。其中,吏部、户部、礼部、兵部、刑部、工部的概念已经广为人知,而刑部与现在的司法部概念相当。


一个国家的档案工作,司法部门所占据的分量有多重?根据中国第一历史档案馆所存清代档案来看,从康熙到宣统年间,六部中刑部的档案数量,无论从卷数还是件数来看,是档案数量最多的,数量是礼部的76.9倍。


时至今日,司法部的档案工作仍然是重担在身。司法部与国家档案局先后出台了《公证文书立卷归档办法》和《公证档案管理办法》(1988年3月18日)、《律师业务档案立卷归档办法》和《律师业务档案管理办法》(1991年9月11日)、《关于罪犯、劳教人员档案管理暂行规定》(1994年1月)等系列规章制度,且从1987年起,为了加强对档案工作的管理,司法部制定了《档案立卷归档的要求》、《档案保密制度》、《借阅档案规定》、《文书档案保管期限表》等四个文件,在这样健全的档案管理制度下,司法部立卷的档案包括文书档案、中央文件、内部公文、业务档案等类型,由机要档案督办处管理人员直接管理,每一份档案都经过了严格的组卷、排列、编号、装订修复、归档等手续,库房采用先进的档案密集架来对文档归档,仅文书档案每年就新增140卷左右。


档案数字化:四大难点 环环相扣

 

当前,随着国家机关档案信息化工作稳步推进,司法部也建立了良好的信息化基础,对档案目录也进行了数字化。但随着档案数字化和档案数据移交工作的开展,四大难点问题也随之出现,而且环环相扣。

 

一是档案的原文扫描数据量庞大:扫描图片,如果不能真实反映原件,则会出现信息遗漏,导致二次寻档等麻烦的事情;而扫描之后还必须还原档案,机关人手和设备都有限,很难在短时间内独立完成如此艰巨的任务;

 

二是检索数字化的问题:档案原件数字化后,相当于互联网上一个个独立的网页,如果没有搜索引擎,则很难搜索得到,但对于司法部来说,建立一个“小百度”还是完全没有做过的事。档案怎么扫描才能符合识别规范?怎样建立索引?如何提供检索界面?这些问题非常繁杂,司法部需要有专业技术提供商协助;


三是合规的问题:司法部的档案要移交中央档案馆,就必须要符合相关的规定和规范,保证档案数据与档案实体一致,移交的档案数据具有通用性和易迁移的特点,在此基础上才能对移交的电子版档案数据进行有效整合。因此,在这点上,外资公司虽然技术先进,但没有国家保密局颁发的涉密资质,在合规方面很难满足要求。


四是保密的问题。为确保档案整理移交质量和安全,由外单位人员参与整理,司法部就要指定本机关档案人员参加到档案整理工作的全过程中,进行严格的管理与监控,保证整理质量,防止出现档案被毁、泄密等问题。


经过艰巨和长期的考察,司法部最终选定了北京东方飞扬软件股份有限公司作为司法部档案数字化的合作伙伴。东方飞扬成立于2000年,是中国最早的内容管理解决方案提供商之一,也是中国档案信息化第一品牌。公司参与了CCSDS及国家档案信息化标准的制定研究。独立研发有“ES-OAIS数字档案馆系统”,是国内唯一获国家科技部中小企业创新基金专项资助的企业,在300余个国资委中央企业和国家部委级单位中服务了70余个总部单位,处于行业的领导地位。


东方飞扬:攀越8座珠穆朗玛峰


此次司法部向中央档案馆移交电子档案的项目涉及到的档案资料为1979年至1989年的5849卷约45万页文书档案,这些档案需要严格按照《向中央档案馆移交档案的整理程序》和中央档案馆档案资料保管部的《关于司法部拟向中央档案馆移交档案的整改意见》中的规定和要求整理,使整理的档案达到《国家档案局中央档案馆关于移交进馆档案质量检查办法》中的有关要求。


在数字化加工之前,有很多的准备工作。首先要对案卷进行预处理,启钉、拆分,抚平边角保证纸张的平整等大量的准备工作,使数字化加工过程符合《纸质档案数字化技术规范》(DA/T31--2005)的基本要求。一句话,数字化加工要为扫描仪这样的机器准备好原材料,这好比自动售货机或者银行的自动存款机一样,塞进去的人民币如果不平整,就算是真币,机器也照样不认。一个普通人一天的工作极限也就预处理1000页,在全年无休的情况下,45万页要干上2年才能做完。


另外一个重要的工作是查重,也就是档案里面可能有很多重复的档案。当发现有重复归档的,就需要我们做删除、合并的工作,只有这样,以后检索显示的内容,浏览起来才会更便捷。实际上,百度这样的搜索引擎,也是经过除重之后给人们展现出来的后果。经过辛苦的查找,东方飞扬在对原司法部档案室保存的5848卷文书档案中,找出了所有重复件,剔除545卷,整理后形成档案3770卷、884盒、47946件、254211页。一个普通人一天的极限也就在100件左右,在全年无休的情况下,5万件要干上2年才能做完。


经过查重之后还需要对档案进行进一步的整理,包括文号提取,卷内目录的拟写等工作。对于卷内目录有标题的保持原貌,没有卷内目录的需要结合文件内容进行提炼拟写,要体现出胆敢的“四要素”来。一个专业的档案专业人员一天的极限也就处理10卷档案,在全年无休的情况下,5千卷要干上2年才能做完!


在这之后,就可以开展正式的数字化工作了。这是一个多大的工作量呢?以每页0.297米的长度计算,以头尾相接,长度是七万五千多米,相当于8座珠穆朗玛峰的高度!在传统的人工处理方式下,一个普通人一天的极限也就在100页左右,在全年无休的情况下,45万页要干上12年才能做完,无异于愚公移山!


在系统化的档案数字化观念的指导下,东方飞扬以专业化团队、大批量扫描专业设备、高效的数字化加工业务管理软件系统以及严密的项目管理制度体系,令历史档案的数字化进程大大缩短,本来需要十多个人长达10年时间才能完成的事,在1年零7个月就圆满完成。

 
经过长达1年多的努力,东方飞扬完成了基础档案页的全部扫描工作。然而,这并不意味着终结。和传统档案一样,电子档案也同样需要编目、索引的工作,在索引机器人能够自动工作之前,仍然需要专业的工作人员对电子档案进行仔细的检查,以最符合内容的主题词或文件名为电子档案贴上一个个标签。据悉,这样的专业人员,通常都需要长达12-36个月的工作经验才能锻炼出来,东方飞扬在此项目中,录入的文书档案案卷目录、卷内目录及专题档案目录达到53767条,为档案的数字化检索夯实了基础。


在加工后期,东方飞扬派出专人,将档案装订还原,打印案卷和卷内目录,使加工后的档案资料符合归档文件整理规则,并最终确保这些档案顺利移交中央档案馆。2009年11月,东方飞扬公司严格按照《向中央档案馆移交档案的整理程序》和中央档案馆档案资料保管部的《关于司法部拟向中央档案馆移交档案的整改意见》中的规定和要求,圆满完成了司法部机关1979年-1989年文书档案整理及数字化加工任务。司法部办公厅领导对东方飞扬公司项目组及项目成员王萍萍、梁蓝萍等人的工作十分满意,特向公司发来感谢信。


档案数字化展望:科技与科学


实际上,司法部的档案数字化项目只是一个案例,在中国科学院移交进馆(中央档案馆)项目中,东方飞扬也扮演了幕后功臣的角色。该项目也同样依据中央档案馆的相应标准进行档案整理和数字化加工,其中包括拟写标题、价值鉴定、分类编目、档案修裱抢救等多项专业化程度很高的档案业务流程。东方飞扬配备了相应的整理专家,全力以赴,最终获得高分通过,成为进馆项目的典范。国家档案局、中央档案馆为此专门组织在中科院办公厅召开现场会。国家档案局杨冬权局长充分肯定该项工作:“我们相关单位从这里学习取经后,回去也能像中国科学院这样,积极地开展机关档案数字化工作。”


为何东方飞扬成为众多中央机关的共同选择?他们有何秘诀?


东方飞扬公司认为,档案数字化,实际上是科技与科学的综合

 

说是科技,因为这个里面会用到很多最先进的设备、软件、技术,如光学识别、反馈进纸、内容管理、索引技术、人机互动等等,这些通常是越先进越好。

说是科学,因为这里面还有一种要符合客观规律的要求。工作人员必须要有认真、负责的态度,才能胜任合规、保密、安全、一致等要求,这些要继承档案管理的优良传统。


综上所述,正如杨冬权同志在中央和国家机关档案整理和数字化中科院现场会上的讲话中指出的那样,“ 数字化工作流程复杂,任何一个环节出现差错,都将影响整个数字化工作的质量。”档案数字化,科技与科学,一个都不能少。