星空彩与你同行-星空彩票官方-星空彩票首页 2014-08-04

档案是人类文明发展到一定历史阶段的产物。中华五千年文明史,世代相传,通过档案,我们可以探寻历史发展的轨迹和规律,它是联系过去、现在和未来的信息纽带。而档案局(馆)作为贯彻执行国家有关档案工作方针、组织、检查、协调的档案管理直属机构,其档案管理的重要性、统一性、完整性和安全性是不言而喻的。随着档案信息化系统的建设及应用,数字档案馆的建设较大幅度地改善了人工查找慢、查询难的状况,提高档案利用效率,在档案工作中发挥着不容忽视的重要作用。


济南市档案局(馆)成立于1958年12月,为局级单位,内设办公室、法规和经济科技业务处、档案馆(室)业务处、组织人事处、保管利用处、编辑研究处、技术处等7个职能处室。济南市档案馆现有馆藏档案241个全宗265219卷,档案类型有文书档案、专门档案、科技档案、声像档案和实物档案等,排架长度3575m。其中,革命历史档案1个全宗268卷;民国时期档案13个全宗14914卷;中华人民共和国时期的档案227个全宗250037卷;录音录象档案161盘,照片档案36932张;各类资料28801册(卷)。这些档案不仅是济南市发展的历史见证,也为济南市经济建设和社会发展提供了必要的信息服务。


近年来,济南市(县)区档案馆在档案信息化建设方面不断加强,各市(县)区已建立完成15万条案卷目录、230万条文件级档案目录(含文件组成),以及5万页档案全文、1.2万张相片、30多盘录像带和4000余份现行文件的目录录入及全文数据库的建设工作;同时,济南市档案局(馆)及部分市(县)区档案馆同时建立了包括互联网、政务网和档案业务网在内的三个相互独立的网络,并采购了服务器以及相关的档案管理设备,使济南市档案(局)馆通过政务网可以与部分市(县)区档案局(馆)进行网络连接。

 

一、为何要实现档案信息化?

 

随着现代化建设步伐的加快,档案利用要求也在不断提高,而济南市档案(局)馆作为档案资源建设的重要基地,必须要符合信息化发展的步伐,这将要求济南市档案(局)馆需通过互联网发挥其档案信息宣传与档案查询、利用等功能,为机关领导、社会民众提供完善的档案资料。

 

1、 电子文件无法接收:

 

随着现代办公设备的广泛应用,社会各行业特别是政府部门产生了大量的电子文件,其中具有长期保存价值的电子文件在进馆前需要转为档案,但因济南市档案(局)馆技术设备不成熟,导致电子文件无法接收进馆;

 

2、 档案原文复制效率低:

 

济南市档案(局)馆因档案复制方法落后,导致档案复制工作缓慢且复制流程复杂,严重地影响了档案的长期保存和有效利用的要求;同时馆内保存的档案均为珍贵的纸质载体,且份数唯一,如果在档案查询和利用时,直接提供档案原文,这不仅容易使档案原文受到破坏,而且受损的价值也无法评估和弥补;

 

3、 网络建设不完善,产生供需矛盾:

 

因网络建设不完善,济南市档案(局)馆不具备通过网络向档案利用者提供档案查询与利用的服务能力,导致当使用者有需求时,档案馆内的档案信息却无法通过有效的途径外对提供的矛盾局面;

 

二、数字档案馆建设与数字化加工,共同推进

 

各市(县)区档案局(馆)为济南市档案局的下属分支单位,承担着档案保管和利用的工作,济南市档案(局)馆的档案信息化建设,在各直属单位得到了统一的使用和推广。综合各单位的网络及硬件建设水平的差异,东方飞扬对具备建设数字档案馆系统管理平台的单位,按照济南市档案局(馆)的规划进行建设工作;对网络及硬件条件尚不完善的单位,采用单机安装档案管理系统的方式进行推进。

 

在本项目启动前,济南市档案局(馆)已建设了数据库目录,但大部分纸质档案还没有实现数字化加工,这不利于档案的保管和利用,东方飞扬为济南市档案局(馆)建设档案管理系统的同时,也对其纸质档案进行了扫描加工,彻底实现档案信息化的管理与建设。

 

三、四大特色功能,全力打造数字档案馆系统管理应用平台

 

东方飞扬在该项目建设中,以高效率的数字化档案业务管理和可靠的信息资源服务为宗旨;以建立全市档案数字化综合管理平台为核心;以满足档案利用者和档案管理者的需求为目标;以济南市(县)区档案馆分布式数据库为支撑,基于智能检索技术实现全市档案信息资源的共享和档案管理的现代化。

 

1、档案信息采集系统:

 

该系统不仅可以实现对实体档案资料的采集、整理并提供相应的数字化加工系统,同时还可以实现对下属机构档案馆(室)的数字格式进行电子档案的采集、传输和整理;

 

2、档案信息管理系统:

 

按照各种类型的档案管理规范和标准,综合运用数字化管理手段,实现档案的接收、鉴定、移交、借阅、统计、年检、销毁等功能,同时还可以对数字进行修改、维护,对库房进行管理等系列功能;

 

3、档案信息利用系统:

 

可满足档案(局)馆内部、社会公众等利用者通过政务网、互联网进行快速、准确地查询档案资料的需要,同时还可以对档案信息进行分析和统计,最终实现档案资源的深层利用;

 

4、平台控制维护系统:

 

为保证数字档案馆系统的安全运行,平台控制维护系统可实现数据的安全迁移、备份、恢复以及身份鉴别、访问控制、信息加密等功能。

四、三网互联,档案应用交互平台轻松打造

 

济南市档案局(馆)已建设了档案信息网站,东方飞扬根据使用需要对原有网站平台进行了功能模块的调整,使网站界面具有档案检索和利用模块,并提供局域网、政务网、互联网,三网之间的数据传送模块。

 
目前,利用者通过互联网可对济南市档案局(馆)的提供开放性档案信息进行查阅,同时济南市档案局(馆)还建立了网上现行文件查阅中心、全文检索,并可发布政务公开信息,举办网上展览等,扩大了档案工作的社会影响力,也拓展了档案部门为经济、政治、社会和文化发展服务的渠道。

 

另外,济南市档案局(馆)还建立了包含所有馆藏250余万条的案卷和文件级目录、100余万页的重要档案全文、4600余份的现行文件、2.8万多幅照片和部分多媒体在内的数据库。随着档案数据库的建立,济南市档案局(馆)的档案安全得到了提高,同时档案检索的准确性和全面性也得到全面改善。